Pacarina del Sur
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Impacto de la gestión administrativa en los servicios académicos de las extensiones universitarias públicas de la provincia de Manabí-Ecuador

Impact of administrative management in the academic services of the public university extensions of the province of Manabí-Ecuador

Impacto da gestão administrativa dos serviços acadêmicos das extensões universitárias públicas da província de manabí-ecuador

Katty Zambrano Alcívar[1]

RECIBIDO: 02-07-2017 APROBADO: 30-08-2017

Resumen

Resumen: La presente investigación tuvo como objetivo principal determinar el impacto de la gestión administrativa en los servicios académicos de las extensiones universitarias públicas de la provincia de Manabí-Ecuador. Se trató de un estudio con enfoque cualitativo, diseño no experimental y tipo descriptivo-propositivo. El estudio se realizó en dos universidades de la provincia de Manabí en las cuales se aplicaron entrevistas, guía de observación y guía de análisis documental y se recogió información de un total de 5 autoridades y 2 funcionarios. Luego de realizar el análisis de datos y de contrastar nuestros resultados con otras investigaciones, se determinó que la gestión administrativa tiene una serie de dificultades que impiden un óptimo servicio académico en las extensiones estudiadas. La investigación concluye proponiendo principios rectores que permitan un mejor modelo de gestión administrativa para las extensiones.

Palabras clave: Gestión administrativa, extensiones universitarias, planificación, organización, dirección y control.

 

Introducción

La educación superior constituye uno de los pilares más importantes de transformación de una sociedad. Considerando ello el gobierno ecuatoriano viene desarrollando una serie de esfuerzos integrados con la finalidad de asegurar la calidad de dichos estudios superiores.

Se ha diseñado un sistema para evaluar dicha calidad. El Consejo de Evaluación, Acreditación y Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (CEAACES), es el organismo técnico, público y autónomo el cual se encarga de ejercer la rectoría política para la evaluación, acreditación y el aseguramiento de la calidad de las Instituciones de Educación Superior, sus programas y carreras. Dicho organismo realiza procesos continuos de evaluación y acreditación que evidencien el cumplimiento de las misiones, fines y objetivos de las mismas. Por su parte, la Dirección de Evaluación de Universidades y Escuelas Politécnicas es la encargada de la implementación y ejecución de los modelos de evaluación institucional, evaluación de programas y evaluación de carreras, es su función desarrollar metodologías técnicas que procuren procesos de evaluación independientes, imparciales y éticamente ejecutados.

Dichas instituciones y sus finalidades están en consonancia con lo señalado por el artículo 94 de la Ley Orgánica de Educación Superior (LOES) y buscan determinar las condiciones generales de las instituciones, programas o carreras a través de la “recopilación sistemática de datos cuantitativos y cualitativos que permitan emitir un juicio o diagnóstico, analizando sus componentes, funciones, procesos, a fin de que sus resultados sirvan para reformar y mejorar el sistema de educación superior universitario”.

El diseño de los modelos de evaluación de la educación superior se fundamenta en los principios rectores del sistema educativo y en las funciones asignadas a través de la constitución y la LOES al mismo. En cumplimiento del artículo 97 de la LOES se tiene que el resultado del proceso de evaluación institucional es la categorización de las instituciones que hace referencia al ordenamiento de las mismas según “una metodología que incluya criterios y objetivos medibles y reproducibles de carácter internacional.”

Las extensiones universitarias públicas en la provincia de Manabí están integradas por aquellas que forman parte de la Universidad Técnica de Manabí y Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí.

Para fines de la investigación es importante estudiar cómo impacta la gestión administrativa en los servicios académicos de las extensiones universitarias públicas de la provincia de Manabí.

La investigación tuvo un enfoque cualitativo, de diseño no experimental y de tipo descriptivo-propositivo.

Mapa de ubicación de la provincia de Manabí.
Imagen 1. Mapa de ubicación de la provincia de Manabí. Fuente: www.ecua-torianisimo3.blogspot.pe

 

Objetivos del estudio

  • Determinar el impacto de la gestión administrativa en los servicios académicos de las extensiones universitarias públicas de la provincia de Manabí.
  • Determinar cómo se realiza la planificación en las extensiones universitarias.
  • Identificar la forma de organización de las extensiones universitarias.
  • Describir cómo se lleva a cabo la dirección en las extensiones universitarias.
  • Determinar cómo se lleva a cabo el control en las extensiones universitarias.
  • Presentar principios rectores que permitan la construcción de un modelo de gestión administrativa para las extensiones universitarias.

 

Frontis de la Universidad Técnica de Manabí.
Imagen 2. Frontis de la Universidad Técnica de Manabí. Fuente: http://utm.edu.ec

Frontis de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí.
Imagen 3. Frontis de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí. Fuente. http://www.uleam.edu.ec/

 

Gestión administrativa de las universidades

La administración según Robbins y Coulter (2007); Consiste en coordinar las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas.

La administración es un proceso que se deriva de las funciones de planeación, organización, dirección y control. Si se combinan las definiciones de gestión y administración se obtiene que, la gestión administrativa es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupo los individuos cumplan de manera eficiente y eficaz objetivos específicos.

 

Es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeación, organización, dirección y control desempeñadas para alcanzar los objetivos preestablecidos con el uso adecuado de recursos humanos, físicos, financieros y otros.

Guevara (2005, págs. 68-79) define la gestión administrativa como “los procesos financieros y de recursos físicos y humanos, sistemas de información y registro de los estudiantes, y la presentación de los servicios complementarios”. Por ello este tipo de gestión es muy importante para el mejoramiento porque se desarrolla en el marco del diseño, la ejecución y la evaluación de acciones que buscan dar soporte a la misión institucional.

Por otro lado según la Real Academia Española de la Lengua (2000) la administración es “la acción de administrar, acción que se realiza para la consecución de algo o la tramitación de un asunto, es acción y efecto de administrar”.

Villela, citado por Silva, Cruz, Méndez y Hernández (2013, pág. 105), acerca de la gestión administrativa menciona que “algunas otras quedan directamente vinculadas al papel que desempeñan los líderes educativos como promotores del mejoramiento educativo”.

Acerca de la gestión administrativa Muñiz agrega que la finalidad de esta es alcanzar metas verdaderas:

La gestión a nivel administrativo consiste en brindar un soporte administrativo a los procesos empresariales de las diferentes áreas funcionales de una entidad, a fin de lograr resultados efectivos y con una gran ventaja competitiva revelada en los estados financieros. (Muñiz, 2006, pág. 21)

 

Finalmente podemos decir que la gestión administrativa es el proceso más importante cuando se pone en marcha un negocio ya que de ella va depender el éxito fracaso de la empresa, además es hacer que las cosas sucedan de manera correcta y así brindar un soporte administrativo a los procesos empresariales de las diferentes áreas funcionales de la misma, a fin de lograr resultados efectivos y con una gran ventaja competitiva sobre la competencia. (Gordon, 2013)

 

Objetivos de la gestión administrativa

Al respecto Millán, Córdoba y Ávila (2009, pág. 46) mencionan que, como eje para la actuación de todos los componentes de la organización educativa, debe ser presentada de manera formal visualizando los objetivos de la política administrativa, los cuales son los siguientes:

  • Determinar el grado de imagen e idoneidad
  • Definir las metas de la organización en el contexto de su calidad
  • Implementar los objetivos financieros
  • Adoptar la estructura organizativa y funcional
  • Coordinar el nivel de apoyo al área educativa, de investigación y desarrollo
  • Organizar los sistemas de comunicación, contabilidad y control internos de la institución

 

Por otro lado es importante que en el enfoque de la gestión administrativa la orientación que el representante de la institución proyecte al momento de dirigir, analizar problemas y tomar decisiones en la institución.

 

Dimensiones de la gestión administrativa

Escudero (2011, pág. 41) presentó los cuatro elementos importantes que están relacionados con la gestión administrativa:

  • Planeación: Planificar implica que los gerentes piensan con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan, o lógica y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos. Son la guía para que la organización obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar los objetivos.
    Es la evaluación de los factores controlables e incontrolables de un negocio elaborado, tomando como base el propósito de la empresa. También se puede definir como un enfoque objetivo y sistemático para la toma de decisiones de una empresa. (García E. , 2007)
  • Organización: Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización.
  • Dirección: Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.
    Por su parte Oyarce (2000, pág. 105) define la dirección como la tarea mediante el cual el administrador se relaciona con sus alternos para ejercer su autoridad sobre ellas a través de una serie de herramientas y técnicas que son inherentes a quien obtengan un cargo gerencial o directivo; en la dirección de las organizaciones es necesario distinguir la autoridad del director, debe tener como sustento la capacidad de liderazgo, de tal manera que los administrados cumplan sus funciones y deberes proactivamente a fin de alcanzar calidad académica administrativa de una institución universitaria con un imagen institucional.
  • Control o evaluación: Es el proceso para asegurar que las actividades reales se ajustan a las actividades planificadas. El Gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la organización que la conducen hacia las metas establecidas.
    Por otro lado el control de calidad académica universitaria permite una serie de ventajas: prevención de deficiencias uniformidad en los procesos y productos, incremento de la productividad mayor aceptación de parte de la sociedad, flujo de información retroalimentación, mejoramiento continuo e innovación y reducción de costos.

 

Elementos de la gestión administrativa

Dentro de los elementos de la gestión administrativa podemos mencionar cuatro, los cuales son: recursos humanos, economía, servicios e infraestructura.

 

Recursos humanos

Empezaremos con la definición de recursos humanos, en la actualidad su definición ha ido evolucionando y ahora se considera a los recursos humanos como el estudio que ayuda a las organizaciones a obtener, desarrollar, mantener y conservar el número y el tipo adecuado de colaboradores.

Por otro lado la Universidad Politécnica de Valencia (2016) define los recursos humanos como el encargado de:

Planificar y ejecutar los procesos de selección y provisión de puestos de trabajo, gestionando el nombramiento y contratación de todo el personal y de los becarios de investigación, el pago de retribuciones y seguros sociales, así como todas las incidencias que afecten a la vida laboral del mismo. También gestiona la formación del Personal de Administración y servicios y las ayudas de acción social del personal.

 

Economía

La economía se preocupa precisamente de la manera como se administran los recursos escasos, con objeto de producir bienes y distribuirlos para su consumo entre los miembros de la sociedad. Ante todos los problemas que se plantean en el individuo ya las empresas, lo que pretende la economía es ofrecer un método para ordenar y establecer las prioridades, a la hora de tomar decisiones sobre las necesidades individuales o colectivas que se desea satisfacer.

 

Servicios

Las actividades de los servicios que pertenecen al sector terciario se suelen definir en un sentido muy general como “las actividades que no producen bienes”. Entre ellas se encuentran la distribución, el transporte y las comunicaciones, las instituciones financieras y los servicios a las empresas y los servicios sociales y personales.

 

Infraestructura

Es el proceso en el que los administradores o empresarios deben de decidir cuáles serán los recursos materiales, financieros, humanos y organizacionales que utilizaran en la empresa.

Se considera infraestructura a todos los medios físicos (hardware) y lógicos (software) que necesita una organización para desarrollar sus actividades, ya sean utilizados en procesos productivos como auxiliares.

 

Sistema de admisión en Ecuador

Según el portal Sistema Nacional de Nivelación y Admisión (2015) actualmente el ingreso a las Instituciones de Educación Superior se cumple con los siguientes pasos: inscripción al Sistema Nacional de Nivelación y Admisión, rendición del Examen Nacional para la Educación Superior, postulación, asignación de cupo y nivelación, antes de ingresar al primer nivel de la carrera elegida. Con la unificación, los aspirantes tendrán que inscribirse y rendir el examen unificado, luego de cumplir un mínimo. Además de la nota del examen unificado, que ponderará predominantemente las habilidades y razonamiento de los aspirantes, las universidades podrán incluir otros parámetros para el acceso a las carreras como entrevistas, audiciones, ensayos, entre otros. Para asegurar la transparencia del mecanismo la Secretaría regulará los mismos, buscando preservar los principios de meritocracia e igualdad de oportunidades.

Con ambos elementos, la nota del examen unificado y los procesos de admisión de cada universidad, el aspirante podrá postular a las carreras de su elección y se procede a la asignación de los cupos en cada universidad. La nivelación de carrera pasa a ser opcional y queda a potestad de la universidad decidir si la imparte o no. Este proceso será implementado para el segundo quimestre del año lectivo 2016-2017 es decir para el ingreso a las universidades en abril-mayo 2017.

En una publicación realizada en el periódico Expreso.ec (2015)el sistema, que rige desde hace tres años, establece la aplicación de una prueba de aptitudes a los aspirantes, de cuyo puntaje obtenido depende que el interesado pueda acceder o no a un cupo en la carrera e institución donde desea estudiar. La prueba no es obligatoria para quienes desean estudiar en un centro privado. Cada año hay dos ediciones. Las organiza y ejecuta la Secretaría Nacional de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación (Senescyt), a través del Sistema Nacional de Nivelación y Admisión (SNNA).

El proceso dura alrededor de seis meses y está dividido en varias fases que incluyen el registro e inscripción, la asignación de lugares para rendir el test, su aplicación, la entrega de resultados y las etapas de postulación y repostulación. Culminará con la asignación de cupos a los aspirantes para los cursos de nivelación o directamente para el inicio de carrera, en abril o mayo próximos.

Por otro lado la asignación de los cupos para las carreras se distribuyen de forma descendente desde el puntaje más alto hacia abajo tomando en cuenta los siguientes parámetros (Sistema Nacional de Nivelación y Admisión, s.f., págs. 2-3):

  • Puntaje obtenido en el Examen Nacional para la Educación Superior (ENES)
  • Cupos ofertados por las Instituciones de Educación Superior (IES)
  • Orden de prioridad de las carreras seleccionadas libremente por cada postulante

 

El Sistema Nacional de Nivelación y Admisión no incluye la totalidad de la oferta para el acceso a la Educación Superior, ya que sólo cubre los cupos reportados por las instituciones públicas. Por otro lado, podemos considerar una parte de la oferta cubierta por universidades en el extranjero que se destina a los estudiantes con las calificaciones más altas, el Grupo de Alto Rendimiento. El 52% de estos estudiantes están ya colocados fuera del país (s.f., pág. 4).

 

Material y método

La investigación se centró en un enfoque cualitativo porque utiliza recolección de datos sin medición numérica para descubrir o afinar preguntas de investigación y puede o no probar hipótesis en su proceso de interpretación. (Hernández, Fernández, & Baptista, 2010). El diseño de la investigación es no experimental porque se realiza sin manipular deliberadamente variables y en los que sólo se observan fenómenos en su ambiente natural para después analizarlos.El tipo de la investigación es descriptivo - propositivo porque su objetivo principal es la descripción de algo, generalmente las características o funciones del problema en cuestión para terminar en una propuesta que ayude a mejorar la gestión administrativa en las extensiones universitarias.

La población estaba constituida por expertos, rectores y autoridades de las universidades públicas de la provincia de Manabí. La muestra estaba constituida por:

01 Coordinadora Zonal del SENESCYT

01 Miembro del Consejo de Educación Superior (CES)

01 Miembro del departamento de planeación de la Universidad Técnica de Manabí extensión Chone

Presidente de la Comisión de Evaluación de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí extensión Bahía de Caráquez

Presidente de la Comisión de Evaluación de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí extensión Chone

Decano de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí extensión Chone

Decana de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí extensión El Carmen

Ex Decano de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí extensión Chone

 

Se utilizaron 3 instrumentos, el primero se trató de una guía de análisis documental que estaba dividida en los documentos más importantes que se revisaron como el PEDI, POA y otros documentos importantes. Para el PEDI se realizaron 7 preguntas de las cuales 5 respondían a la planificación y 2 a la dirección, por otro lado para el POA se presentaron 7 preguntas, 4 para el área de planificación y 3 para la dirección, asimismo para los otros documentos se realizaron 5 preguntas de control, 5 de organización y 1 de dirección.

Un segundo instrumento fue la guía de observación que consistió en 10 preguntas las cuales fueron útiles para contrastar con las entrevistas que se estaban realizando.

Finalmente se aplicaron entrevistas a autoridades, funcionarios y a los rectores. La entrevista a autoridades tuvo 13 preguntas, a los funcionarios 11 preguntas y a los rectores 10 preguntas.

Imagen 5. Entrevista a un miembro del Departamento de Planeación de la Universidad Técnica de Manabí extensión Chone. Foto de la autora
Imagen 5. Entrevista a un miembro del Departamento de Planeación de la Universidad Técnica de Manabí extensión Chone. Foto de la autora

Imagen 6. Entrevista a la Coordinadora Zonal del SENESCYT. Foto de la autora
Imagen 6. Entrevista a la Coordinadora Zonal del SENESCYT. Foto de la autora

 

Resultados

Autonomía

Esta problemática que presentan en la actualidad las extensiones se da debido a su casi total dependencia que tienen respecto a la matriz, es decir las extensiones no cuentan con una caja chica o pequeño presupuesto para sucesos fortuitos y de pequeña magnitud que podrían ser resueltos en ese momentos, sino por el contrario para toda actividad se realizan procesos engorrosos y que demoran más tiempo que dar la solución. El ingeniero Roberto Subia, presidente de la comisión de evaluación de la ULEAM extensión Bahía de Caráquez, en una entrevista menciona que “la centralización administrativa ha provocado que hayan muchas tareas que no se han podido ejecutar, desde las mismas, desde las más ínfimas, como arreglar una instalación eléctrica, en donde hemos visto que las autoridades han tenido que desembolsar dinero de sus propios recursos para poder colocar un tomacorriente, o para poder colocar o cambiar una boquilla o para cambiar la perilla de un ventilador que son cosas que si tuviésemos un fondo rotativo o una caja chica pudieran solucionarse para arreglar una mesa que se dañó, una mesa que se dañó que debe hacer una solicitud a Manta”. Por ej. “Cuando si se daña una computadora hay que hacer todo un proceso cuando desde acá se podría hacer esa adquisición

Por otro lado ha habido intentos de parte de las autoridades por tener una caja chica en las extensiones así lo manifestó la Doctora Marlene Jaramillo, decana de la ULEAM extensión El Carmen, en una entrevista.

Estamos con mucho centralismo por parte de la universidad en Manta siempre tenemos que recurrir para solventar cualquier tipo de necesidad, hay que empezar a dar un poco de autonomía o ciertos roles o ciertas competencias que no las hemos tenido. Uno de mis pedidos a la matriz era que nos pudieran abrir un espacio de caja chica, porque para cambiar la manguerita del baño o cambiar el vidrio de una ventana o un foquito siempre tenemos que recurrir a la matriz para que nos solvente o si no queremos o a veces insistimos y demora este proceso porque todo es un proceso, el debido proceso debe ser desde pedir, luego verificar si hay partida presupuestaria luego que te aprueben, etc. a veces optamos por hacer la “autogestión” para solventar la necesidad inmediatamente, falta esa parte de desconcentrar y descentralizar algunos procesos para que podamos desde los territorios en el caso las extensiones, solventar o responder a necesidades que son urgentes que a veces las distancias y tiempo impiden que se resuelvan.

 

Ante esta problemática presentada podemos dar algunas estrategias de solución:

Adecuado proceso de asignación de recursos

  • Si se establece un proceso de desconcentración dentro de una universidad se tiene que analizar o establecer los parámetros para la asignación correspondiente es decir en base a la eficiencia en ejecución de gasto y al número de estudiantes.
    La eficiencia debe ser medida en base a:
    • Uso óptimo de los recursos financieros
    • Uso óptimo de los recursos materiales
    • Uso óptimo de los recursos tecnológicos
  • Normar la gestión de recursos para la autonomía de las extensiones.

Dentro de la normativa se debe normar el uso óptimo de los recursos financieros, uso óptimo de los recursos materiales y uso óptimo de los recursos tecnológicos.

 

Gestión del talento humano

Debido al nuevo reordenamiento que se está realizando en la educación de nivel superior se han venido dando muchos cambios que para la comunidad educativa ha sido impactante, esto también se debe a que aún la comunidad no lo acepta, muchos funcionarios han trabajado para cierto modelo de educación superior y aun no aceptan que las cosas han cambiado. Seguidamente la consecuencia de no aceptar estos cambios es que aún no existe el compromiso y empoderamiento total por parte de la comunidad educativa.

Al respecto el ingeniero Gabriel Cotera, pertenece al departamento de Planeación de la Universidad Técnica de Manabí extensión Chone menciona que “la aceptación de la comunidad, muchos funcionarios y compañeros trabajaron para cierto modelo, ahora que hay un modelo donde se exige ciertas cosas entonces hay presión para realizarlas”.

Por otro lado tenemos la opinión del Ingeniero Odilón Schnabel, Decano de la universidad laica Eloy Alfaro Manabí extensión Chone, que dice “la evaluación es para mejorar pero también hay que empezar a cambiar la forma de pensamiento lo esquemas mentales de toda una comunidad, docentes estudiantes, la parte administrativa, servicios, en la cuales de a poco lo vamos a ir logrando y mejorando”.

Ante esta problemática presentada podemos dar algunas estrategias de solución:

  • Un cambio del modelo mental o de la forma de realizar la educación superior, es decir que la comunidad en general acepte que ha cambiado.
    • Realizar capacitaciones de sensibilización dirigidas a estudiantes y docentes-administrativos.
      Esta propuesta consiste en la realización de una serie de actividades como talleres, conferencias, charlas, etc. con la finalidad de hacer que la comunidad educativa conozca los beneficios que trae la implementación de la nueva normativa de educación.
  • Lo primero que debe existir es el compromiso empezar a empoderarnos de los avances que una institución se proyecta y el cambio del chip, el cambio de modelo mental.

 

Una de las realidades que hoy en día se vive en Ecuador es que los docentes hacen la labor de docente y a su vez tienen cargos administrativos, pero que dentro de su labor de docente también deben de cumplir con otras actividades como por ej., las tutorías con los estudiantes.

Esta carga del docente no permite que ellos puedan realizar investigaciones o seguir sus estudios profesionales como maestrías, doctorados, PHD, asistir a ponencias, salir fuera del país a realizar conferencias o estudios, realizar publicaciones de artículos en revistas, etc. esto último es realmente un problema ya que en la parte académica es un indicador importante el número de artículos publicados por los docentes. Por la parte administrativa el problema está en que muchos docentes han asumido un rol en la parte administrativa pero ellos han sido formados como docentes netos, lo cual los lleva a tener dificultades a la hora de actuar, es por ello que necesitan el doble de capacitaciones para lo cual también hay que destinarle tiempo.

Al respecto en una entrevista realizada a la Doctora Marlene Jaramillo, decana de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí extensión El Carmen, menciona que:

ha sido una tarea bastante fuerte, el asumir una función administrativa, porque uno es docente y creo que en este tema de lo administrativo no nos capacitan previamente antes de darnos el cargo porque somos docentes de formación, entonces eso como que nos causa un poco más de complejidad que otra profesión.

 

Agrega también que:

la distribución de horas está enmarcada en lo que dice el reglamento, objetivamente es adecuada, sin embargo podemos creo que se podría mejorar porque estamos yendo hacia el extremo de cargar muchas horas a los profesores en docencia, cuando podríamos nosotros ser equilibrado o estar en término medio, no estamos dando espacio para que el profesor haga investigación, eso es grave, sin embargo nos están exigiendo que debemos estar inmersos en proyectos, investigación, publicación de artículos científicos, pero contradictoriamente nos están diciendo tiene que ayudar en nivelación, tiene que entrar obligatoriamente en tutorías, tiene que dar o usar obligatoriamente horas para uso pedagógico de la investigación, el profesor no puede dedicarse algo al 100%.

 

Ante esta problemática presentada podemos dar algunas estrategias de solución:

  • Capacitación cruzada con otras universidades.
    La capacitación cruzada consiste en enseñar a los docentes en grupo, es decir juntar a los docentes de diferentes entidades y darles una misma capacitación ya que como se mencionó líneas arriba ellos son formados netamente académicos y al ahora tener cargo administrativo necesitan de capacitaciones en temas como:
    • Gestión publica
    • Contabilidad
    • Gestión del tiempo
    • Tic e informática
    • Dirección de personas
    • Procesos de gestión empresarial
    • Gestión de administración de archivos
  • Si el reglamento dice que la el docente debe cumplir de 16-20horas o de 16-22horas, dejarlo al profesor con las 16 horas clase, y poder oxigenar con otras actividades.
  • Capacitar al docente antes de destinarle carga administrativa

 

A pesar de todos los cambios realizados aún existen mejoras que se deben implementar y una de ellas es el considerar la reducción de pasos, procesos y documentos al momento de tramitar alguna solicitud ya que todo debería ser trabajado en línea y de esa manera reducir papeles, esto lleva a que no estamos logrando un objetivo primordial de toda buena gestión administrativa que es la eficiencia.

El ingeniero Gabriel Cotera Ramírez, se manifiesta sobre este punto y menciona en la entrevista que todos los procesos deben de:

llevarlo a una forma sistemática conocida por todos, de pronto una aplicación, ahora se lleva pero todo lo tenemos en físico, una aplicación donde a nosotros se nos haga más fácil la gestión, en línea no tener tanto papeles, si queremos reducir el consumo de papel pero cada día nos piden más papeles.

 

Por otro lado otras problemática presentada es que las universidades públicas de la provincia de Manabí están pensado de manera individual y no como un todo, pues se está destinando presupuesto para hacer megabibliotecas cuando en realidad se podría hacer una biblioteca para ambos lugares y así buscar la unificación y socialización de estudiantes y en términos de presupuesto se estaría ahorrando bastante, por ello otra vez estamos cayendo en una falta de eficiencia.

La Economista Yael Seni Menéndez, coordinadora zonal de SENESCYT, dice que:

cuando puedes trabajar en redes entre universidades, de tal forma que optimizas recursos, talento humano, optimizas infraestructura. Es un paso al cual se debe apuntar las universidades. Manabí tiene 4 universidades públicas para poder fortalecerse, cada una está pensando en hacer una mega biblioteca, un mega laboratorio, cuando tranquilamente para fortalecer una carrera como la de medicina se podría hacer un laboratorio integral, se podría pensar individual es una de las debilidades que tiene el sistema, se debe de visualizar en forma de redes y colectivo para optimizar recursos.

 

Otro punto importante es el de la participación de los docentes, autoridades, etc. en la elaboración del PEDI, lo cual es bastante grave ya que las autoridades de las extensiones deben aportar pues tanto matriz como extensiones son un todo. Por otro lado su participación también permite que estén informadas de los protocolos, normas y reglamentos dados por la autoridad máxima, de esa manera no solo les llegue la sanción sino saber porque están siendo sancionados y les dé tiempo y oportunidad mejorar. La relación entre matriz y extensión no debe ser divorciada sino trabajar en conjunto pues garantizan su continuo funcionamiento en un futuro.

En la entrevista realizada al Ingeniero Roberto Subia se logra destacar que respecto a este punto menciona que:

mejorar los procesos de comunicación, sabemos que el desconocimiento de las normas no exime a nadie de cumplirlas o dejar de cumplirlas sin embargo es importante que como universidad se fortalezcas ese proceso de comunicación, se fortalezca ese proceso de difusión de tal manera que nadie tenía una excusa de decir yo no sabía yo no conocía que tenía que cumplir con tal o cual regla, manifestar el beneficio de cumplirlas y perjuicio de no cumplirlas, no solo por ser el afectado sino por la repercusión que tiene se incumplimiento en los indicadores que se van considerar y evaluar como parte de la universidad.

 

Ante esta problemática presentada podemos dar algunas estrategias de solución:

  • Normar la participación en el PEDI y su planificación sea participativa
    • Dentro de la normativa se debería de agregar explícitamente la participación de los docentes tanto de las matrices como extensiones de tal manera que se vean reflejados los proyectos y necesidades de cada uno y atenderlas en grado de importancia.

 

  • Difusión y concientización de las normas, protocolos y reglamentos de la matriz hacia la extensión.
    • Mantener la comunicación constante entre la matriz-extensión acerca de los cambios que se van dando dentro de la normativa.
    • Capacitar a los docentes de manera continua de tal manera que no se pierdan en el camino de los cambios sino que siga la misma línea.

 

  • Simplificación de pasos para requerimientos.
    • Es decir tener información en línea de tal manera que no se repitan los pasos dentro de un proceso sencillo. En otros países la simplificación de pasos se hace a través de programas o software administrativo que permiten mantener una comunicación de redes, el uso de las tics es una gran herramienta para este punto.

 

  • Trabajo en redes ya que estos optimizan recursos, a través de espacios compartidos es decir que no se piense solo en crean espacios individuales sino espacios macros donde se pueda atender la demanda.
    • Aquí hacemos mención al trabajo en redes es decir construir espacios donde la capacidad sea para atender tanto la demanda de la matriz como de las extensiones. por ej. Si en la carrera de medicina se necesitan laboratorios, realizar un laboratorio no para cada extensión sino para todas las extensiones incluida la matriz.

 

  • La evaluación debe considerar las sinergias producidas por el trabajo en redes.
    • Este punto es importante pues la normativa está diseñada para un trabajo individual es decir cada matriz con sus extensiones mas no considera el trabajo entre extensiones de diferentes matrices o el trabajo entre matrices que comparten un mismo territorio. El trabajo en conjunto de aquellas extensiones que comparten un mismo territorio también debería ser evaluado pues más allá que las extensiones y matrices deben de acreditarse también responden a las necesidades de una comunidad. El trabajo entre extensiones permitiría mejorar la calidad educativa.

 

Discusión de resultados

Después de realizar el trabajo de campo se llevará a cabo la contrastación de resultados con investigaciones tanto nacionales como internacionales. Dentro de los resultados acerca del impacto de la gestión administrativa podemos decir que, si bien hay un avance aún queda mucho camino por recorrer. Las dimensiones que se han considerado dentro de esta tesis son la planificación, organización, dirección y control.

En los informes de autoevaluación presentados por cada universidad y que van de la mano con lo que las autoridades de la Educación Superior les exigen, se observa que tienen mayor énfasis en la organización (Planificación institucional, ética institucional, rendición de cuentas y calidad académica), la parte académica (estabilidad, laboral, la formación académica, la carrera docente, investigación y vinculación con la sociedad), investigación, vinculación, recursos e infraestructura y finalmente los estudiantes (considerado desde el punto de vista de las políticas y acciones que la institución lleva a cabo para que alcancen los mejores resultados).

Ante este resultado citamos a Clara Millán, Sonia Córdoba y Luz Ávila (2009) quienes realizaron la tesis sobre Gestión administrativa para el mejoramiento de la calidad educativa en las instituciones distritales República de Panamá y Manuelita Sáenz. En dicha tesis llegó la conclusión de que una gestión administrativa encaminada al mejoramiento de la calidad educativa debe propender por el fortalecimiento de los proyectos educativos institucionales en el marco de las políticas públicas, atendiendo la consecución de la misión, visión y objetivos propuestos por la institución. La gestión administrativa constituye un factor esencial en el direccionamiento de la escuela, en la medida que impulsa su organización a través de procesos de planeación, organización, control y evaluación.

Otro resultado que respalda la importancia que se le da a la gestión administrativa en esta tesis es el de Wietse De Vries y Eduardo Ibarra (2004) quienes realizan una reflexión que va dirigida a esclarecer quién o quiénes deben tener el poder de tomar las decisiones, soslayando el examen específico de los procesos decisorios y de sus efectos proyectados o imprevistos. Si por gestión entendemos las maneras específicas en las que la universidad se organiza y conduce para lograr sus propósitos esenciales, entonces nos atrevemos a afirmar que se trata, hasta ahora, de un campo problemático casi inexplorado, que ha quedado marginado de los debates en cursos sostenidos por los estudiosos y expertos de la universidad. Las universidades son organizaciones complejas por el tipo de producto que elaboran (el conocimiento) o si se han vuelto complejas por la infinidad de intereses fragmentados que se incuban dentro de ellas y a su alrededor. La pregunta clave que se mantiene en el aire se refiere a si los cambios en las formas de gestión implican realmente una mejora relevante para la educación superior.

Como menciona este autor la gestión administrativa de las universidades sigue quedando de lado pues las autoridades se centran más en la calidad académica y no considera las mejoras que podría haber si se mejorara la gestión administrativa de las universidades.

Otro punto importante acerca de la evaluación en las extensiones es que lleguen a la acreditación tanto de sus matrices como de ellas mismas, para ello deben cumplir con los indicadores de calidad desde el CEAACES. Como lo decía una de las entrevistadas “hoy en día las matrices ya administran a sus extensiones como parte de un mismo sistema, esta realidad no se daba antes de la evaluación”.

Respecto a la dimensión planificación se encontró que es necesario crear un sistema en redes, así como también un software que permita que las universidades y extensiones mantengan vínculos más cercanos. Por otro lado la comunicación mediante redes permitirá la simplificación de documentos y procesos. Por ello uno de los entrevistados mencionó que “se debe consolidar con un plan estratégico la visualización de hacia dónde voy y qué busco como universidad. En ese campo las extensiones cumplen un rol importante. Las universidades deben asumir el rol de dar la cara, es decir, saber la dinámica de ese territorio y en base a ello formar profesionales que mitiguen los problemas de la localidad. Es hora que las universidades trabajen en redes. Todas las universidades estén articuladas. Pensar en una universidad cerrada ya no es viable”.

Así mismo otro resultado de la entrevista estaba enfocado bajo el principio de planificación participativa, desde el enfoque local, es decir que todos los miembros de las extensiones tengan participación activa tanto el PEDI como el POA, ya que son en estos documentos donde se toma en cuenta la planificación y organización tanto de los proyectos como de los docentes y autoridades de las universidades.

Este resultado al que se llegó sobre la planificación es parecido al que presentó Enrique Velázquez (2009) en su tesis titulada Calidad de la gestión administrativa de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas de la Universidad Nacional de Itapúa, año 2009, que llegó a las principales conclusiones de que un Cuadro de Mando Integral (CMI) con base en las Variables Administrativas Básicas (VAB) es una herramienta administrativa válida para optimizar la gestión administrativa de la FaCEA UNI. Las Variables Administrativas Básicas (VAB) han permitido establecer una conexión más directa y focalizada, entre el Diagnóstico Situacional y la construcción del Cuadro de Mando Integral (CMI).

Sin lugar a duda hoy en día el uso de las tecnologías y el sistema en redes ayudan a que las instituciones se planifiquen mejor en cuanto a sus proyectos institucionales y mantener una óptima gestión administrativa.

La segunda dimensión que trata sobre la organización consiste en el desarrollo de pertenencia, capacitación continua, revisión de perfiles acorde al cargo que ocupa, promover el desarrollo y promoción del talento humano. Tanto los docentes que ocupan cargos académicos y a su vez son administrativos no han recibido ninguna capacitación previo a asumir el cargo, ni durante la ejecución del cargo lo cual según como lo expresan los entrevistados en un problema importante ya que ellos son formados para desarrollar netamente temas académicos. La sobrecarga laboral y la inadecuada distribución de los horarios no permite que los docentes puedan continuar con sus capacitaciones, actualizaciones, cursos, etc.

Este resultado lo podemos comparar con la tesis realizada por Lázaro Tejeda (2014) que trata sobre Gestión administrativa y su mejora en la Municipalidad Distrital Bellavista Callao. La principal conclusión fue que la toma de decisión, capacitación y modernización administrativa no son conocidos en el ámbito interno (trabajadores), solo es de conocimiento a nivel de funcionarios designados y personal de confianza 55.91%.

Asimismo la investigación que tuvo por título La calidad de la gestión académica administrativa y el desempeño docente en la Unidad de Post- grado según los estudiantes de maestría de la Facultad de Educación de la UNMSM el cual fue presentado por Josefina García (2008), demuestra la relación que existe entre la calidad de la Gestión Académico Administrativa con el Desempeño Docente, y alcanza un nivel Aceptable de 37.5%. También existe relación significativa entre la calidad de la Gestión Académico-Administrativa y la Responsabilidad del docente; con un nivel aceptable de 37.7%. La relación entre la calidad de la Gestión Académico Administrativa y el Dominio Científico y Tecnológico del docente es significativa, y alcanza un nivel regular de 25.5%. Y la relación entre la Calidad de la Gestión Académico-Administrativa y las Relaciones Interpersonales 31.5% y Formación en Valores Éticos del docente es moderada, con 30. 3%.

Este resultado hallado por Josefina demuestra que si existe una buena calidad de la gestión académico-administrativa el desempeño del docente mejorará, así como también su responsabilidad, dominio científico y tecnológico y las relaciones interpersonales. Esto es considerando que ambos puntos sean llevados de la mano la gestión académica y la administrativa, sin embargo en la evaluación que actualmente se realiza en las instituciones de Ecuador se tiene mayor énfasis solo en la parte académica dejando de lado la gestión administrativa. Dentro de la gestión académica se les exige más a los docentes en cuanto a grados y títulos pero no se les apoya cuando ellos solicitan realizar intercambios o estudios fuera del país o dentro del país. Estudios dentro del país no pueden por la carga horario que tienen y fuera del país es intercambios por los trámites engorrosos que los llevan a optar por financiárselos ellos mismos.

En el periodo 2016 se hizo una selección de docentes universitarios en base a concurso de méritos en lo cual se tomó muy en cuenta aquellos docentes que tenían maestrías afines a lo que enseñan y a sus carreras. Este punto ha logrado que los docentes opten por realizar otros tipos de estudios como doctorados y PHD, muchos de ellos han tenido que salir para realizar estudios fuera de su país. Lo que muchos de los entrevistados mencionan es que consideran que las instituciones donde laboran o el Estado deberían apoyarlos en los estudios que realizan y ayudarlos en intercambios ya que eso le permite mejorar tanto al docente como a la institución en términos de calidad académica. Ellos hoy en día no sienten ese apoyo por parte de la institución.

Este punto está muy ligado a lo que menciona Alina Segredo (2011) donde destaca la valoración del clima organizacional como una valiosa herramienta diagnóstica en la gestión del cambio, para una mayor eficiencia en las instituciones, condición indispensable en el mundo actual, los estudios del clima organizacional en la gestión universitaria brindan información oportuna y necesaria que permiten identificar las necesidades en relación con el futuro deseado dentro de la organización, para esta forma trazar las estrategias y acciones pertinentes.

Como menciona Alina el clima organizacional resulta una herramienta muy importante en la gestión de las instituciones, este es un punto que no se considera dentro de los informes de autoevaluación de las instituciones así como tampoco dentro de la evaluación que realiza el CEAACES.

La tercera dimensión nos habla sobre la dirección de la gestión administrativa la cual ha sido tomada desde el punto de vista de la comunicación entre la matriz y la extensión. Actualmente esta comunicación tanto horizontal como vertical no se desarrolla de manera adecuada pues el personal en general no está debidamente informado acerca de cuáles son los efectos tanto positivos como negativos el caso de no cumplirlas.

Por otro lado la comunicación matriz-extensión sigue siendo deficiente porque la matriz no informa a la extensión en el momento pertinente sino que se guarda la información y no la comparte, es por ello que en este proceso de evaluación quienes han tenido mayores errores al punto de ser cerradas han sido las extensiones más que las matrices, por lo cual el gobierno tiene sus ojos sobre las extensiones universitarias. El trabajo de la matriz-extensión debe ir de la mano tanto en comunicación vertical como horizontal.

Sobre este punto podemos citar a Valdez, Orozco, De León y Castillo (2011) quienes realizaron el artículo titulado Gestión universitaria y procesos de aprendizaje para la calidad educativa: El caso del CUCEA de la Universidad de Guadalajara. La conclusión a la que llegaron fue que el proceso de gestión universitaria dentro de las IES, está relacionado estrechamente con el proceso de organización, planeación, y certificación de los programas docentes. Esta relación puede darse de manera tanto horizontal como vertical. La relación horizontal implica un mejor acercamiento, comunicación y vinculación entre los responsables de impulsar las actividades de gestión universitaria y los responsables del proceso de aprendizaje escolar. Es decir, entre los directivos y los docentes (facilitadores) y entre estos y los alumnos. La relación vertical supone, por un lado, una relación laboral entre autoridades representantes de la institución y docentes y, por el otro, una relación académica-administrativa entre autoridades, docentes y alumnos.

Como podemos observar este análisis realizado por Valdéz resulta muy interesante pero a su vez muy alejado de lo que antes y hasta la actualidad se vive en las matrices y extensiones del Ecuador, pues a pesar de haberse mejorado en muchos aspectos académicos aun prevale el problema de la comunicación, el cual tampoco ha sido considerado dentro de la evaluación del CEAACES.

Finalmente tomando la dimensión control desde el punto de vista de los reglamentos y normativa podemos mencionar que desde el marco constitucional, se deben de reajustar y adecuarlos a la realidad que hoy en día presenta las instituciones de educación superior del Ecuador. Respecto a esta dimensión los entrevistados no han mostrado grandes problemas, al parecer esta conformes con la normativa y reglamentos pero no con su difusión y comunicación como ya se mencionó líneas arriba.

Estos resultados son parecidos a los de la tesis titulada El control interno en la gestión administrativa de la subgerencia de tesorería de la Municipalidad de Chorrillos realizado por Deny Espinoza (2013) en la Universidad San Martín de Porres, en la que menciona que los objetivos del control interno no influyen en la gestión administrativa de la Subgerencia de Tesorería de la Municipalidad de Chorrillos, el planeamiento del control interno no ayuda a la organización de la Subgerencia de Tesorería de la Municipalidad de Chorrillos y por último los procedimientos que se utilizan como parte del control interno no optimizan la dirección de la Subgerencia de Tesorería de la Municipalidad de Chorrillos.

Como se menciona en la tesis de Espinoza el control interno no influye en la gestión administrativa, es parecido a la poca importancia que los docentes, administrativos y funcionarios les dan a dicha dimensión. Esto se puede deber a que como aún están en un proceso de evaluación están esperando que se finalice la evaluación para que reajusten la normativa, están dando tiempo para el reajuste.

Finalmente se agrega que la presente tesis aporta mucho en la evaluación que se está llevando a cabo en las instituciones de educación superior de Ecuador pues como se observa en los resultados la evaluación ha sido enfocada netamente en calidad académica dejando de lado la gestión administrativa. En esta investigación se está proporcionando indicadores de gestión administrativa que podrían ser incluidos dentro de las evaluaciones tantos internas como externas que realizan las instituciones y también puedan ser consideradas por el estado en evaluaciones futuras ya que la gestión administrativa es un pilar fundamental dentro de una entidad.

 

Conclusiones

Finalizado el análisis de todos los elementos encontrados en el presente trabajo se llegaron a las siguientes conclusiones:

  • La gestión administrativa de las extensiones universitarias públicas de la provincia de Manabí – Ecuador tiene a la fecha una serie de deficiencias que tienen un impacto directo sobre los servicios académicos que proveen. Si bien en los últimos años se han desencadenado una serie de procesos positivos en las extensiones, fundamentalmente a partir de las evaluaciones realizadas por el CEAACES y se evidencia importantes mejoras en infraestructura, personal docente, eficiencia y claridad de las funciones aún queda un largo camino por recorrer en el plano de la gestión y en el plano de los servicios educativos.
  • Respecto a la planificación de las extensiones universitarias, en los últimos años se ha elaborado diversos documentos de gestión y control que han permitido solucionar algunas de las problemáticas académicas existentes, por ejemplo el proceso de contratación de docentes universitarios. Sin embargo, esta serie de instrumentos administrativos ha tenido como contraparte que exista un desconocimiento de muchos de los procesos vigentes, lo que deriva muchas veces en o hacer caso omiso o a tener sanciones por no cumplirlos. Esta situación desvirtúa dichos instrumentos convirtiéndolos en impecables documentos de escritorio pero sin valor práctico en el accionar diario.
  • Uno de los principales problemas de gestión administrativa que impactan en los servicios educativos son las deficiencias en la planificación de las responsabilidades docentes. Dado el contexto de evaluación al que se hayan sometida las extensiones, a menudo los docentes deben cumplir una serie de responsabilidades que exceden sus capacidades y los tiempos que dedican a cada una de ellas, tales como participar en comisiones, desarrollar tutorías académicas y de tesis, participar en proyectos de responsabilidad social, etc. Ello sumado a las actividades de docencia que deben realizar, la inmersión en proyectos de investigación, la publicación de artículos científicos, etc. Así mismo, existen dificultades en torno a los docentes que a su vez desempeñan cargos administrativos pues tienen una sobrecarga de trabajo al realizar una triple función (docencia – investigación – administración) lo cual impide que continúen con su profesionalización a través de la investigación, ponencias, cursos de posgrado, etc. y al mismo tiempo pueden no estar preparados adecuadamente para ejercer los cargos y deben ser capacitados previamente para que puedan desarrollar una óptima labor.
  • El proceso de comunicación, entendido como un sistema, no es del todo adecuado entre las matrices y las extensiones. Personal de las extensiones ha señalado que no existe un adecuado intercambio de información que permita una coordinación idónea. Esta situación impacta en los servicios académicos pues retrasa muchos de los trabajos que deben desarrollarse.
  • Es difícil evaluar la gestión administrativa de las extensiones en su totalidad por cuanto existe una limitada autonomía en las extensiones respecto a la matriz llegando al punto de que las extensiones no puedan decidir el manejo del presupuesto, compras, etc. y en algunos casos ni siquiera tener una caja chica para solventar pequeños gastos. Esto también se evidencia en lo escaso de la información referente a las extensiones pues se prioriza mostrar los resultados agregados de la Universidad. El impacto en los servicios educativos es claro: al no poder responder rápidamente determinados requerimientos se percibe lentitud e ineficiencia.

 

Notas:

[1] Candidata al Doctorado en Ciencias Administrativas por la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, Lima, Perú.

 

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Cómo citar este artículo:

ZAMBRANO ALCÍVAR, Katty, (2017) “Impacto de la gestión administrativa en los servicios académicos de las extensiones universitarias públicas de la provincia de Manabí-Ecuador”, Pacarina del Sur [En línea], año 8, núm. 32, julio-septiembre, 2017. ISSN: 2007-2309.

Consultado el Sábado, 18 de Noviembre de 2017.

Disponible en Internet: www.pacarinadelsur.com/index.php?option=com_content&view=article&id=1515&catid=10

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